Automatisierung für Betriebe in Gießen

Wir verbinden die Programme, die du schon nutzt: Eine Formularanfrage landet in deiner Kundenliste, eine Online-Buchung im Kalender, und die Bestätigung geht automatisch an den Kunden. Welche Schritte möglich sind, prüfen wir anhand deiner Programme.

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Vier Beispiele für automatisierte Abläufe

Mögliche Abläufe, keine Kundenprojekte. Jeder beginnt mit einem Auslöser und endet mit einem Ergebnis, das du im Alltag siehst. Welcher Ablauf zu dir passt, hängt von deinem Betrieb und deinen Programmen ab.

  1. Neue Anfrage über das Kontaktformular

    Beteiligt: Formular, E-Mail, Kundenliste, Handy

    1. Auslöser Ein Kunde schickt das Kontaktformular auf deiner Webseite ab.
    2. Dann Er bekommt sofort eine Eingangsbestätigung per E-Mail.
    3. Dann Die Anfrage wird als neuer Eintrag in deiner Kundenliste angelegt.
    4. Ergebnis Du bekommst eine kurze Benachrichtigung aufs Handy.

  2. Online-Termin mit Erinnerung

    Beteiligt: Terminbuchung, Kalender, E-Mail

    1. Auslöser Ein Kunde bucht online einen freien Termin.
    2. Dann Der Termin steht direkt in deinem Kalender.
    3. Dann Der Kunde bekommt eine Bestätigung und eine Liste, was er vorab schicken soll, zum Beispiel Fotos oder Maße.
    4. Ergebnis Am Vortag geht eine Erinnerung an den Kunden raus.

  3. Angebote nachfassen

    Beteiligt: Tabelle oder CRM, E-Mail

    1. Auslöser Du verschickst ein Angebot und trägst es als offen ein.
    2. Dann Nach einer festgelegten Frist prüft der Ablauf, ob eine Rückmeldung da ist.
    3. Ergebnis Fehlt sie, erinnert er dich daran, kurz nachzufragen.

  4. Wochenübersicht am Montag

    Beteiligt: Postfach, Kundenliste, Kalender

    1. Auslöser Jeden Montagmorgen startet der Ablauf von selbst.
    2. Dann Er sammelt neue Anfragen, offene Angebote und die Termine der Woche.
    3. Ergebnis Du bekommst eine kurze Zusammenfassung per E-Mail.

Welche Programme wir verbinden

Wir arbeiten mit Werkzeugen wie n8n, Make oder Zapier, die Programme miteinander verbinden. Was dabei jeweils möglich ist und wovon es abhängt:

Kontaktformular deiner Webseite
Startpunkt vieler Abläufe: Die Anfrage wird erfasst und an Postfach, Tabelle oder Kundenverwaltung weitergegeben.
E-Mail-Postfach
Standardantworten, Weiterleitungen und Benachrichtigungen ans Team. Auf Wunsch sortiert eine KI eingehende E-Mails vor oder schreibt Antwortentwürfe, die du vor dem Versand prüfst.
Kalender und Terminbuchung
Kunden buchen freie Termine selbst. Bestätigungen und Erinnerungen verschickt der Ablauf.
Tabelle oder CRM
Kundendaten aus Anfragen landen in deiner Tabelle oder deinem Programm zur Kundenverwaltung, ohne dass du sie doppelt eintippst.
WhatsApp
Neue Anfragen können zusätzlich als Nachricht bei dir landen. Was technisch möglich ist, hängt von deinem WhatsApp-Konto ab. Das klären wir vorab.
Andere Programme
Anbinden lässt sich ein Programm, wenn es eine Schnittstelle anbietet, also einen Anschluss, über den Programme Daten austauschen. Das prüfen wir in der Analyse.

Kosten und Voraussetzungen

Was es kostet

Automation kompakt
ab 3.000 € netto. Ein Ablauf, höchstens zwei Systeme, mit Fehlerbehandlung und Dokumentation.
Mehr Schritte oder Programme
Nach Erstgespräch und Analyse bekommst du eine Einschätzung, bevor etwas umgesetzt wird.
Pilotprojekte
Für Pilotprojekte in der Automatisierung bieten wir aktuell günstige Konditionen.
Zusammen mit einer neuen Webseite
Die Anfrage-Automation kannst du im Kostenrechner direkt als Funktion auswählen.

Nur für Unternehmen, alle Preise zzgl. 19 % USt. Mehrere zusammenhängende Abläufe mit eigener Oberfläche sind eher ein Fall für eigene Software.

Was du mitbringst

  • Eine kurze Beschreibung der Aufgabe: wie oft sie anfällt und wer sie heute erledigt
  • Die Namen der beteiligten Programme, zum Beispiel Postfach, Kalender, Tabelle oder CRM
  • Ein paar typische Fälle, an denen wir den Ablauf durchgehen können
  • Für die Umsetzung: Zugang zu den Programmen oder eine Person, die ihn für uns einrichtet

Wann es sich nicht lohnt

Bei seltenen Aufgaben oder häufig wechselnden Arbeitsschritten kann die Einrichtung mehr Aufwand verursachen, als sie später spart. Das sagen wir dir im Erstgespräch.

Ablauf prüfen, verbinden und testen

Wir empfehlen, zunächst einen Ablauf einzurichten und im Betrieb zu prüfen, bevor weitere hinzukommen.

  1. Erstgespräch

    Du erzählst uns, welche Aufgaben dich im Alltag am meisten Zeit kosten und welche Programme du nutzt. Eine Antwort auf deine Anfrage bekommst du in der Regel innerhalb von 24–48 Stunden.

  2. Analyse

    In 3–5 Tagen schauen wir uns den Ablauf an, verschlanken ihn, wo es geht, und schlagen vor, was sich sinnvoll automatisieren lässt.

  3. Umsetzung

    Meist in 1–3 Wochen je Ablauf bauen wir die Automatisierung, verbinden deine Programme und testen alles mit Beispieldaten.

  4. Übergabe

    Wir erklären dir die automatisierten Schritte und zeigen dir, wie du Fehler erkennst. 30 Tage Support sind inklusive.

Fragen zu Schnittstellen und Automatisierung

Was kostet eine Automatisierung?

Automation kompakt kostet ab 3.000 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer: ein Ablauf, höchstens zwei Systeme, mit Fehlerbehandlung und Dokumentation. Sind mehr Schritte oder Programme beteiligt, bekommst du nach Erstgespräch und Analyse eine Einschätzung, bevor etwas umgesetzt wird. Für Pilotprojekte in der Automatisierung bieten wir aktuell günstige Konditionen.

Mit welchen Programmen arbeitet ihr?

Wir nutzen Werkzeuge wie n8n, Make und Zapier, die verschiedene Programme miteinander verbinden, dazu CRM-Systeme (Programme zur Kundenverwaltung) und bei Bedarf KI-Funktionen. Wir verbinden sie mit den Programmen, die du schon nutzt, damit du nicht alles umstellen musst. Ob sich ein bestimmtes Programm anbinden lässt, hängt davon ab, ob es eine Schnittstelle anbietet, also einen Anschluss, über den Programme Daten austauschen. Das prüfen wir in der Analyse.

Was passiert, wenn ein Schritt nicht funktioniert?

Zu Automation kompakt gehört eine Fehlerbehandlung. Was im Fehlerfall passieren soll, zum Beispiel wenn ein Programm nicht erreichbar ist, legen wir vor der Umsetzung fest. Bei der Übergabe zeigen wir dir, wie du Fehler erkennst. 30 Tage Support sind inklusive.

Was ist mit dem Datenschutz?

Bei Automatisierungen fließen oft Kundendaten zwischen Programmen hin und her. Wir zeigen dir, welche Dienste im Ablauf beteiligt sind und welche Daten wohin gehen, damit du das zum Beispiel in deiner Datenschutzerklärung berücksichtigen kannst. Das ist keine Rechtsberatung: Für rechtliche Fragen wende dich bitte an eine fachkundige Stelle.

Automatisierung oder eigene Software: Was passt zu mir?

Eine Automatisierung verbindet Programme, die du schon nutzt, für einen klar umrissenen Ablauf. Brauchst du eine eigene Oberfläche, mehrere zusammenhängende Abläufe oder Rollen für dein Team und deine Kunden, ist eigene Software das passendere Modell. Im Erstgespräch klären wir, was zu deiner Aufgabe passt.

Automatisierung besprechen

Schreib uns, welche Aufgabe du automatisieren möchtest, wie oft sie anfällt und welche Programme du dafür nutzt. Damit können wir den Aufwand einschätzen.

Talaha GorayaDein Ansprechpartner, Gründer von Foxstack

Erstgespräch anfragen

Lieber direkt: +49 162 4129419 (Mo–Do 16–18 Uhr, Fr 13–18 Uhr) oder per WhatsApp.